4月7日上午10时，新建上海工程技术大学数字化迎新与服务系统项目协调会在学校行政楼306会议室召开。上海工程技术大学副校长孙培雷出席了本次会议，参加本次会议的还有与学校迎新工作相关各职能部门的负责人。会议由信息化办公室主任李荣正主持。
会上，信息化办公室副主任张玮老师介绍了学校数字化迎新与服务系统的前期调研情况以及下一步的工作重点和计划。本学期开学伊始，信息办会同校办和学生处，结合我校迎新工作的实际情况以及学校数字化校园规划，对部分迎新系统产品和高校案例组织相关调研比对及可行性论证，并开展迎新业务初步的需求分析工作，形成了数字化迎新与服务系统相关功能与技术要求，在此次会议上提交给各有关部门讨论。
信息化办公室主任李荣正老师介绍了学校数字化迎新与服务系统流程的初步设想。他指出，学校数字迎新与服务系统的建设应涉及新生入学的各个流程环节，包括迎新前准备、迎新现场新生报到、迎新数据的查询和统计等迎新环节，从而面向学校各部门、全体新生及家长提供全方位综合信息管理与服务。他强调，系统在设计上应注重新生报道的流程化、人性化以及新生数据的整合性、共享性，希望通过此次协调会，明确各部门的责任和业务管理范围，对学校具体迎新工作深入研究和探讨基础上，将高效、分流、共享等理念融入到系统流程设计当中，不断深化、优化迎新服务，形成一套具有上海工程技术大学特色的迎新与服务流程，为新生和家长提供“一站式”服务。
江苏金智教育信息技术有限公司介绍了迎新系统产品，并演示了其在高校中具体实施案例，在此基础上，各职能处室根据各自部门迎新工作的特点，展开了热烈的讨论和方案分析，提出了各种技术要求，希望新建的迎新系统能够与现有各部门的业务系统，尤其与学校学生数据的权威来源――教务、学工等系统之间能够充分实现数据交换和共享，并提供灵活丰富的数据接口，支持数据的导入和导出，满足学校上报及归档等多样性需求。
最后，孙培雷副校长对此次会议进行了总结，并给予相关指示和要求，他指出，学校以往都是采用手工方式来运作整个迎新体系，随着学校信息化校园不断地发展，通过信息化手段来解决学校迎新工作相关事宜的条件已经成熟。今年迎新系统平台的建立和运行，将预示着学校迎新理念及工作流程的变革。他强调，此次迎新系统项目的启动，由校长办公室和信息化办公室牵头，负责项目研发和整体推进，并在各个部门的通力协助、密切配合下，站在学校、家长及学生三个不同的角度来设计和规范学校迎新流程，通过建立整个迎新网站及管理系统平台，实时掌握新生全方位信息，使得新生入学教育工作前移，这将在很大程度上提高学校迎新工作效率，提高整个学校的办学水平、完善学校办学功能，使得学校迎新、教育、管理及服务等工作更上一个新的台阶。
